L’implementazione di un progetto di system integration può essere un’operazione complessa, che richiede una buona pianificazione e una gestione attenta per minimizzare gli impatti sulle attività aziendali.

Uno degli aspetti che potrebbe frenare la volontà di implementare un progetto di integrazione aziendale, infatti, è il rischio di dover del tutto interrompere le attività aziendali durante la realizzazione dell’intervento.

Nessun imprenditore vorrebbe vedersi costretto a smettere di produrre. Si tratta però di un falso mito.

L’implementazione di un sistema integrato può essere pianificata seguendo alcune best practices che possono evitarlo.

In questo articolo, dunque, esploreremo proprio alcune delle migliori pratiche che un buon system integrator può applicare per implementare un progetto di integrazione senza interrompere le attività aziendali.

Operazioni preliminari

Prima di tutto, è importante avere una visione completa del progetto di system integration. Questo significa comprendere i requisiti del progetto, le funzionalità che saranno integrate, i processi di business coinvolti e i sistemi e le applicazioni che saranno interessati dall’integrazione.

È importante iniziare con un’analisi approfondita di tutti questi elementi e definire chiaramente gli obiettivi del progetto. Solo in questo modo si può sviluppare una strategia ad hoc per l’implementazione del progetto.

Una volta definiti i requisiti e gli obiettivi del progetto, è possibile iniziare a pianificare la sua implementazione.

A questo punto, una delle migliori pratiche per minimizzare gli impatti sulle attività aziendali sarà quella di suddividere il progetto in fasi e definire dei milestone precisi per ognuna di esse. In questo modo, si potrà controllare costantemente lo stato di avanzamento del progetto e identificare eventuali problemi prima che diventino critici.

Analisi dell’impatto

Una delle fasi più importanti nella pianificazione di un progetto di system integration è l’analisi dell’impatto.

In soldoni, questo significa valutare gli effetti che l’integrazione avrà sui processi aziendali esistenti e sulla disponibilità dei sistemi e delle applicazioni.

L’analisi dell’impatto può, inoltre, aiutare a identificare i processi critici e i sistemi che devono rimanere operativi durante l’implementazione del progetto di integrazione aziendale. In questo modo, è possibile sviluppare una efficace strategia per minimizzare gli impatti sulle attività.

L’esecuzione di una buona analisi dell’impatto prevede alcuni passaggi essenziali, primo dei quali è la definizione degli obiettivi del progetto e delle specifiche dei requisiti di sistema. Solo in questo modo sarà poi possibile identificare i processi, i sistemi e le funzioni che saranno interessati dal progetto di system integration.

La valutazione degli impatti potenziali dovrà infine essere condotta su ognuno degli elementi individuati, compresi i dipendenti.

Il risultato imprescindibile di una attenta analisi dell’impatto è quello di avere i mezzi per identificare le azioni necessarie per minimizzare gli impatti negativi e massimizzare i benefici dell’integrazione e, conseguentemente, prevedere le risorse necessarie per implementare tali azioni.

L’analisi dell’impatto, è bene sottolinearlo, è un’operazione non solo preliminare ma anche e soprattutto iterativa, quindi da eseguire durante l’intero ciclo di vita del progetto, dalla pianificazione all’implementazione.

Il nodo della migrazione dei dati

Per migrazione dei dati si intende quel processo di trasferimento dei dati da un sistema a un altro. Si tratta di una procedura apparentemente semplice ma che, in realtà, cela la necessità di una spesso radicale modifica del sistema di archiviazione, così come del database o dell’applicazione utilizzata.

Per realizzare tale operazione è possibile procedere in diversi modi, ma delle due tipologie di strategie di migrazione più comunemente utilizzate, solo una evita l’interruzione delle attività.

Uno degli approcci più utilizzato, infatti, è quello della cosiddetta migrazione di tipo “big bang”.

In una migrazione dei dati di questo tipo, l’intero trasferimento viene completato in un arco di tempo limitato, ma c’è sempre l’altro lato della medaglia. Utilizzando questo approccio, infatti, i sistemi attivi subiscono un’interruzione mentre i dati vengono sottoposti a elaborazione ETL (Extract/Transform/Load, ovvero estrazione/trasformazione/caricamento) e trasferiti al nuovo database.

Il vantaggio, ovviamente, è che la sua realizzazione si concentra in un’unica operazione e richiede poco tempo per essere portata a termine. La pressione, tuttavia, può essere intensa, in quanto l’attività deve continuare con una delle risorse offline. L’altro rischio associato a questa strategia, dunque, consiste nella possibilità che l’implementazione risulti compromessa.

Siccome il nostro obiettivo è quello di mostrare le best practices per la realizzazione di un progetto di integrazione dei sistemi aziendali che non “stacchi la spina” alle attività, allora, passiamo direttamente alla seconda opzione.

Parliamo, dunque, della cosiddetta migrazione a “contagocce”.

Iniziamo col dire che l’approccio delle migrazioni a contagocce prevede che il processo venga eseguito in più fasi.

Per scongiurare qualsiasi interruzione delle attività, durante la fase di implementazione della migrazione il vecchio sistema e il nuovo vengono eseguiti in parallelo. In questo modo, tutti quei processi che vengono eseguiti in tempo reale possono mantenere i dati in costante migrazione.

Rispetto all’approccio di tipo “big bang”, queste implementazioni possono certamente risultare piuttosto complesse dal punto di vista della progettazione. Tuttavia, si tratta di una maggiore complessità della procedura che, a sua discolpa, riduce i rischi anziché incrementarli, come spesso accade quando si opta per utilizzare metodologie di più rapida esecuzione.

Altre best practices

Un’altra buona pratica, per implementare un progetto di system integration senza interrompere le attività aziendali, è quella di testare ogni fase del progetto prima che essa sia rilasciata in produzione.

I test, infatti, sono essenziali per identificare eventuali problemi e garantire che il sistema funzioni correttamente. È importante, dunque, includere test di unità, test di integrazione e test di sistema per ogni fase del progetto.

Altro aspetto da non sottovalutare assolutamente è l’interazione tra elementi.

Durante l’implementazione del progetto, allora, sarà importante mantenere una comunicazione aperta con il personale aziendale e con gli stakeholder coinvolti. In questo modo, sarà possibile informare il personale sullo stato di avanzamento del progetto e sui potenziali impatti sulle attività aziendali.

Mantenere una comunicazione aperta può, inoltre, aiutare ad identificare eventuali problemi e porvi rimedio prima che diventino critici.

Infine, è fondamentale sviluppare un piano di monitoraggio e manutenzione per il sistema, assicurandosi che esso venga correttamente eseguito.

Questo equivale a monitorare costantemente il sistema dopo il rilascio in produzione. Una pratica che può consentire di identificare tempestivamente eventuali problemi e garantire che il sistema funzioni correttamente.